きっと明日はいい日になるっ

小さなライフハックネタ、デジタルガジェットの使い方、手帳などのアナログツールの使い方などつづります。

手帳とデジタルツールでスケジュール管理

私は仕事上のスケジュールは、 会社のグループウェアをマスターデータとして、 手帳でスケジュールを持ち歩き、 サブとしてGoogle カレンダーで持ち歩いてます。 このスケジュール管理についてまとめます。

会社のグループウェアがマスターデータ

会社のスケジュールはメールにのってやってきます。 会議や打ち合わせの案内、社外の方との面会など、 ほとんどがメールで連絡があるので メールをそのままコピーして予定にできる、 特に会議案内は出席と返信すると自動的に スケジュールに予定が入るので 会社のスケジューラーのが管理しやすい環境にあります。

会社のグループウェアをマスターデータと位置づけ、 手帳やGoogle カレンダーで別々に予定を書き入れてもマスターデータへ転記する、マスターデータから 手帳やGoogleカレンダーにデータを配布するという ルールとしています。

スケジュールの持ち出しは手帳とGoogleカレンダー

社内のグループウェアは社外に持ち出すことができません。 社外に持ち出すために手帳とサブにGoogleカレンダーを 使います。 月曜日の週次レビューと毎朝の日次レビューのときに 手帳とGoogleカレンダーにスケジュールを転記します。 手帳だけでも良いのですが、手帳は職場に置いている帰ることが多いので、その場合のアクセス手段としてGoogleカレンダーにも転記しています。

なぜ手帳に転記するのか?

検索性がいい

社外の方とでも社内でもそうですが打ち合わせのなかで 次の打ち合わせの日程を決めることや、 アウトプットの目標日程を決めることが多いと 思います。 そのときに手帳だとサッと開いてサッと確認できる。 サッと特定の日付の予定を把握できる、 サッと一ヶ月後のスケジュール感を把握できる、 これが手帳ならすぐにできると考えている、 感じているからです。 打ち合わせのメンバーのスケジュールを確認するのに モタモタしているのを時間が勿体無いと感じるのです。

スケジュールのアクセスに電気もネットもいらない

打ち合わせ先でネットワークが不安定だ、 ネットワークがないや、 バッテリーがやばいなんてことがあっても 手帳ならその場で話の腰を折ることなく サッと確認できます。 ネットもバッテリーも関係なく サッと予定を入れることもできます、 ただしこの場合には後からマスターデータである グループウェアに転記することを忘れないように しなくてはいけませんが。

また、自宅に帰ってからも手帳でスケジュールを 確認できるので、朝の出勤前に今日の戦略を 立てておくこともできます。

タスク管理も手帳でしている

日次レビューの時にその日のタスクを手帳のその日の欄に書き写しています。同時に何時そのタスクを実施するのかも手帳に記入してタスクを管理しています。 グループウェアのスケジューラーにタスク実施の予定を記入してもいいのですが、他のメンバーからはその時間は予定ありの時間に見えてしまって、柔軟な・早急な打ち合わせの設定ができなくなるのでグループウェアには記載しないことにしています。

まとめ

デジタルとアナログのいいとこ取りで スケジュールを管理する、 どこをマスターデータにするのかが 一番重要と思います。
私のこの運用が参考になれば幸いです。

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