きっと明日はいい日になるっ

小さなライフハックネタ、デジタルガジェットの使い方、手帳などのアナログツールの使い方などつづります。

朝の日次レビュー時にスケジューラーのSYNC作業の意義を再確認する

最近、スケジューラのSYNC作業が滞り気味

朝から別のタスクを優先してしまってなかなか各種スケジューラのSYNC作業ができていなくなってきたので、改めてスケジューラを日次レビュー時にSYNCする意義を(自分に向けて)再定義・再確認しておこうと思います。

スケジュールSYNCの流れ

以前の記事でも記載しましたが私のスケジュール管理は会社内でメールとスケジュール管理をしているグループウエア、社外への持ち運びとタスク管理もかねた能率手帳、社外持ち運びとプライベートのスケジュール管理用の能率手帳、社外持ち運びのサブスケジューラとしてGoogleカレンダーで行っています。

手帳とデジタルツールでスケジュール管理 - きっと明日はいい日になるっ

朝、出社したらtoodledoのタスクを眺めながら日次レビューをしていくわけですが、そのときにグループウエア・手帳・GoogleカレンダーのSYNC作業をします。 グループウエアに追加された業務スケジュールをその他のスケジューラーへ転記する、プライベートのスケジュールを手帳からその他のスケジューラへ転記する。タスク管理用の手帳へToodledoから今日のタスクを実施予定時間とともに転記する。

毎日SYNCできていれば毎回の転記量はとても少ないので問題ない作業、いったんさぼりだすとどんどん転記量が増えていくのでとっても面倒な作業になります。

SYNCを忘れるとどうなるのか?

各スケジューラ間のSYNCを怠ると・・・。

タスク管理用の手帳への転記を怠ると、一日にどれだけ自分のタスク消費に使用できるのかを手帳の空き時間から計算して毎日のタスクを決定しているので今の私のタスク管理システムがまったく機能しなくなってしまいます。

もう一冊の持ち出し用の手帳に転記を忘れてしまうと、自宅にいるときに明日の予定が分からなくなってしまう。早朝の会議や出張などの予定をすっかり忘れてしまっていたときに気づく方法が社外では全くなくなってしまいます。

グループウエアに手帳からの転記を忘れてしまうとプライベートの予定が社内で分からなくなってしまうため、急な残業や休出にプライベートの予定を無視して対応してしまうことになってしまうかもしれません。

やっぱり私の環境ではSYNCが必要です。

ではいつSYNC作業をするのがいいのか?

朝出勤したばかりは一番相談や特急の仕事などの割り込みタスクが少ない。 同様に帰宅直前も割り込みタスクが少なくトリガーがかけやすいですがその日のスケジュールがその日の夜にSYNCするというのは都合が悪いです。 昼休憩はゆっくり休憩がとれないこともあり、出張に移動していたりすることも多いのでトリガーとしては不十分です。

やはり、朝、出社してすぐが一番いいと思われます。

まとめ

朝出勤したら、PCのスイッチを入れつつかばんから手帳を取り出して、スケジューラ間のSYNC作業をする。明日から、出社をトリガーとして実施していきます。

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