溜まったシステム手帳リフィルはデジタルデータ化してすっきり

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毎年増えていくシステム手帳を保管する場所がない!

わたし、2016年からフランクリンプランナーを使用しておりますが、少し困ったことがありまして。

それは、使用したフランクリンプランナーリフィルの保管をどうしたものかということ。

わたしの使用しているフランクリンプランナーはコンパクトサイズという、通常のシステム手帳でいうところのバイブルサイズで、一日二ページのもの。そのため一年分のリフィルを集めるとかなりの厚さになってしまい、それか毎年毎年ですから、かなりの保管スペースが必要となっているのです。

手帳はタスク・スケジュール管理ツールでもありますが、同時に自分のライフログでもあります。だからずっと保管しておきたい。でも、保管する場所もない。

仕方ないので、紙のままで保管するのはあきらめ、せめてデータだけてもということでスキャニングしてデジタルデータ化して紙は処分することにしました。

システム手帳をデジタルデータ化する

わたしがやったことは、要約してしまえば、カラースキャンして、データはEvernoteに保管して、紙はシュレッダーで処分ということなんてすが、もう少し細かく書いてみます。

スキャニングしてデジタルデータ化

まずはデジタルデータ化ですね。以前自炊のために購入してあったScanSnap s1300iでフランクリンプランナーの使用済みリフィルを1枚1枚デジタルデータ化しました。最新のものに比べればスキャン速度はそんなに速くはないですがスキャン中に次のスキャンの準備したりとか作業しながらだとそんなに遅い!って気にならないです。

モノクロスキャンならばデータ容量が節約できますが、家族・会社・自分と予定を3色ボールペンで色分けして記入してあったので、その色分けが残るようにカラーでスキャニングしております。ライフログとしての意味合いもありますので、この色分けも残して置きたいのです。

また、後から振り返るときを考えて、ファイルは月別に分けてあります。

スキャンしたデータはいつでも見れるようにevernoteに保管

スキャンしたデータはHDDに保管することはもちろんなのですが、過去の手帳は振り返るのも楽しみの一つでありますので、データは閲覧しやすいようにクラウド上にも保管しておきます。こうすればスマホからでもPCからでも閲覧できますからね。

わたしの場合はプレミアムで契約しているEvernoteに置きました。

そのEvernoteに保管用のノートを確保します。一年で1ノートとして、各月のデータをそのノートに添付していく。カラーでスキャンしているので各月のファイル容量が10MBと大きいですが、1ノートに添付できる上限容量内には収まります。

スキャン後のリフィルはシュレッダーにかけて廃棄

フランクリンプライナーにはプライベートだけでなく会社のタスク・予定も書いてありますので、そのまま捨てるには機密管理上の懸念があります。

スキャニングしたフランクリンプライナーの各リフィルはシュレッダーにかけて廃棄しました。

一年分となると枚数がありますので手回しのものだとかハサミタイプのものだと、とても辛いです。

ちょうど個人情報が記載された郵便物や書類の廃棄も考えていたのでアイリスオオヤマの家庭用シュレッダーを購入しました。いままでハサミで切り刻んでいたのでサクサクと短冊状にできて、ストレス少なく廃棄です。

まとめ

フランクリンプランナーは毎日の予定とログを書き込んでいたのでライフログとして保管しておきたいですが保管場所をとるのが問題ですが、スキャニングしてデジタルデータ化しておけば場所もとらずいつでも確認できます。