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きっと明日はいい日になるっ

小さなライフハックネタ、デジタルガジェットの使い方、手帳などのアナログツールの使い方などつづります。

第4世代時間管理術を学ぶためフランクリンプランナーを購入しました

タスク管理 手帳

今年に入ってから手帳をもっと自分の成長のために使いたいと考えるようになりました。

今の能率手帳の使い方だとまだまだ成長に向けた項目が少ない。

手帳本をいろいろ読んだのですけどなかなか実際に使うところまで落とし込めなくてどうしたものかと。

目標から日々のタスクへの落とし込みの仕組みがなかなか作れなかったので

年始に今年の目標を設定したのですけどなかなか毎日のタスクまでに落とし込めていない。ミッションステートメントを書いてみたのですけどどうも中表紙を飾っているだけになっている気がする。

それなりに手帳を使っているのですけど、ただ日々の習慣化タスクをチェックしたり、日常の納期をチェックする程度で終わってしまっている感じがしていて。

自分の目標に向けた、自分の成長に向けたタスクを毎日盛り込んでいく、意識していきたいと考えるようになりました。

いろいろと手帳本を読んだりして参考に実践しようとしているんですけど、自分が実施するところまで落とし込めていない。

前々から気になっていたフランクリンプランナー。そのあたりの目標設定とか毎日のタスクへの落とし込みとかを考えられて作られているのは知っていたのですけどなにせ価格が高い!

気にはなるけどふれないで置こうかと思ったのですけどなかなか自分で目標からタスクへの仕組みができない現状を変えてみたくて、一度ぐらいは試してみるのもいいのではと思って今回思い切って購入してみました。

フランクリンプランナーは司令官として運用する予定

フランクリンプランナーは高くて分厚い手帳なんですけど、たんなるスケジュール管理をする手帳とは違う。自分の価値観を明確にする。ミッションステートメントを作成する。価値観・ミッション・役割から目標を作成してそれに向けての計画を作る。

だからふつうの手帳と比べるとスケジュール以外に書くところが多いんです。これを記入するところを面倒とやめてしまったら高いお金を出した意味がないので頑張って記入します。

わたしが購入したのはコンパクトサイズ、通常のバイブルサイズのシステム手帳が少し幅が大きくなった感じの大きさ、分厚いので弁当箱ぐらいの大きさですね。本当は持ち歩くらしいのですがわたしの鞄はすでに手帳やノートでいっぱいいっぱいでこれ以上荷物が増えたら肩が壊れてしまう。フランクリンプランナーは自宅で司令官として待機していただく予定。

夜に明日のタスクを考え、能率手帳にタスクを転機して持ち運ぶ予定です。

まとめ

購入して楽しそうに組み上げているわたしに家族は手帳沼だよねと。用途によって手帳を使い分けているんですけど、ホント、いくつ手帳を持っているんだろう。

リンク

www.franklinplanner.co.jp

お小遣い帳を放置していたら赤字になっていた

つぶやき

公私ともに余裕がなくなってくると今まで習慣化できたこともできなくなるわけで。

今まではEvernoteを使ってお小遣いをまとめていたのですけど、時間的余裕がないので放置していたらここ数か月のお小遣いがしっかりと赤字に!

少額の買い物は気づきにくい

一度に数万円ぐらいの大きな買い物をしていると一発でお小遣を超えるかどうかがわかるので自制心が働きますけど少額だとわかりづらい。

たとえば書籍や文具などをコツコツと購入しているすると気が付いたらお小遣いを超過しているんですよ。

一度に千円単位の買い物をコツコツしているとその買い物をしているときには小遣超過は気が付かない。だけど、まとめてみるとしっかりとオーバーしている。

財布にはレシートがたまっていくので気づきそうなものなんだけど、ある量を超えるとたまっていることがふつうになってきて、危機感がなくなる。

少額の積み重ねって本当に気づきにくい。自分でしっかり管理していないと惰性だとまったく気づく方法がないですね。

ネットでカードならさらに気づきにくい

書籍なら実店舗にいって購入するので財布から物理的にお金が無くなっていくので使いすぎがまだ、わかりやすいです。紙幣がどんどんなくなってレシートに変わっていくのだから気付くためのきっかけがまだある方。

でも、ネットで少額をコツコツとカード決済しているとお金を使っている実感がない。

少額なので買った商品も小さな物が多く目に留まりにくい。目の前にたくさん積まれていれば気づくんでしょうけど、なかなか「たくさんお金使ったぞ!」って実感がわきにくいんですよね。

しかも、kindleやkoboなどはクリックひとつで手元にはデータが来ているわけで、配送の待ち時間もないから余計に小遣が減っている実感がわきにくいです。小遣超過なんて簡単にいきますよね。

対策はこまめな記録

結局のところ、お小遣いの使いすぎをチェックするのにはこまめな記録しかないのかなと考えています。

実店舗で買い物をしたのなら後から集計できるようにレシートをいただいておく。ネットでの決済ならメールが後からくるのでそれを保存しておく。

このあたりは以前記事にもしましたけどEvernoteに集めておいてまとめてExcelで集計してする流れですね。

週末にまとめてレシートは写真を撮ってEvernoteへ保存、ネット決済のメールはそのままEvernoteへ保存しておいて、Excelで集計する。毎週実施できるようにWunderlistやたすくまに毎週のタスクとして登録しておいて忘れないようにして。

少額の買い物が積み重なっても、毎週ぐらいのサイクルならば、この消費ペースはやばいか大丈夫か軌道修正ができますからね。

まとめ

ここ数か月の小遣の使いすぎのため貯金ががくっと減ってしまいました。

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プライベートで少し重視したいタスクがあるならば自分へ予約を入れておく

タスク管理

わたし、プライベートと仕事のタスクを別々に管理しております。

仕事のタスクは仕事用の手帳に書いて管理して、プライベートはWunderlistや手帳に書いて管理している。

これだと仕事中には業務のことだけ集中できるのでいいのですけどどうしても1日の中で業務タスクをゆうせんしてしまうんですよね。

どうしても仕事を優先してしまう

わたし、週の初めにどのタスクを実施するのかスケジューリングをしております。プライベートは能率手帳ゴールドにその週に実施するタスクを記入しておく。仕事では仕事用の能率手帳にタスクスケジュールを毎週・毎朝組んで実施していきます。

仕事って遅滞や変更、延期そして追加は当たり前のようにあると思います。そうなると朝立てた計画も変更になる。業務追加などで計画変更が必要になっても他の業務の納期は変更にならない。そうなると朝立てたタスクスケジュールにはなかった残業をして対応することになります。

残業して少しだけ業務タスクが進められた。でも、その代りプライベートタスクを実施する時間がなくなってしまうんですよね。

プライベート時間が残業の餌食になっていく。

たとえば、家族で外食にいくとかデートに行くとか友人との呑み会とか、プライベートで大切にしたいタスクならしっかり日程を確保して、スケジュールもしっかり調整して実施しますよね。

それらは印象が強いタスクなのでしっかり記憶に残るから、業務中だって忘れることはない。

ランニングをするとか日記をしたためるとか読書するだとか日常生活にありがちでそこまで印象が強くないタスクだと自分の中で勝手に優先順位を下げてしまう、記憶にとどまり辛くなる。

「昨日は読書できなかったから今日は読書をしよう!」って朝に思っても、記憶にとどまりにくくなっているから、気が付いたら残業のが優先順位が高くなってしまって実施する時間がなくなってしまう、残業の餌食になってしまう。

最近、こればかりでなかなかプライベートタスクができなんですよね。どうしたものか。

プライベートタスクも業務タスクも同列に扱うことが必要

プライベートタスクも業務タスクと同じように大切にしてしっかり時間を確保することが必要なんだと今は考えています。業務スケジュールにプライベートタスクを予約しておく。

仕事用のスケジュールにもプライベート用の時間を確保しておく。1日の業務タスクをスケジュールするときに一緒にプライベートタスク用の時間も確保しておいて、残業の餌食になりそうになっても気づけるようにしておく。「今日は読書をするのだからこの時間までには帰宅していないとだめ、残業は無理だなぁ」って具合に。

そのためにはプライベートタスクにどの程度時間がかかるのかを把握しておくことも必要なんだと思うのです。わたしの場合、プライベートタスクのスケジューリングはたすくまで管理しているので、そのログをみればどの作業にどの程度時間がかかるのか把握できます、問題なし、簡単に見積りことができます。

まとめ

業務の状況から残業はやむなしなんですけど、なるべくプライベートも大切に扱って自分らしく生活したいと思います。

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ポモドーロに従って細切れに休憩を取ると一日の疲れ方が全然違ってくる

タスク管理

ポモドーロ法の考えを取り入れてExcelでタスクスケジュールを組んでいると以前書きました。

25分作業したら5分の休憩を取るというのが1セットなんですけど、集中しているときって25分はすぐに経ってしまうのですよね。この5分の休憩がもどかしい。

細切れ休憩で夕方の疲れ方が違う

集中しているのだからこのままの勢いでそのまま作業を続けたくなるんですよ。キリがつかないとか、ちょっとだけ延長とか理由をつけて。忙しい時も同じ。休むよりも作業を進めようって。気が付けば1時間や2時間たっていることもあります。

わたし、よくやってしまうのですけど、これってその後とっても疲れるんですよね。

夕方ぐらいにはどっと疲れが襲ってくる。頭痛とか目の疲れとかと一緒に。集中力も売り切れちゃってもう惰性で仕事していましたなんてことにもなることもあります。

そこまで疲れちゃうと少しぐらい休憩したところで回復できるわけでもなく。作業効率が上がると思って休憩せずに作業していたら結果として作業効率が落ちてしまったってことになる。

細切れ休憩で週末が楽しめる

1日単位での疲れということもありますけど1週間での疲れ具合も変わってきます、ポモドーロ法に従って1週間ぐらい過ごしてみると週末の疲れ具合とかが全然違いますよ。

とにかく集中できるだけ集中して1日作業して過ごすのとポモドーロ法で細切れ休憩を入れながら作業しているのだと週末の疲れ具合が違う。

週末にかけてどんどん疲れがたまって辛くなっていく余力がなくなっていくのか、まだまだ余力があって週末は楽しく過ごすことを考えられるのか。

週末を疲れてぐったりすごすのか楽しく過ごせるのかと違いがでてきますよ。

急がばまわれ

集中しているときとか、忙しい時とか、25分で作業を止めてしまうのが惜しい。

特に忙しいときには5分間の休憩時間が何度もあるわけで1日で考えるとかなりの時間を休憩に割いていることになる。その分作業が進まないから焦りますよね。

でも、ぶっ通しで作業しても、どんどん疲れてきて作業効率は下がってくる。夕方になると頭痛もやってきてぐっと作業効率落ちてしまってもうどうしようもない。

細切れに休憩を取っていれば25分間は全力疾走できるし、夕方まで集中力が持続できる。

急がばまわれなんだと思っています。

まとめ

集中していていたり、忙しくい時には25分おきの休憩が面倒になってくるんですけどそこはぐっとこらえて休憩するとここまで違うのかって思いますよ。

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ToDoを常に眺められるように手帳に記載すると実施できるよね

タスク管理 手帳

ToDoは頭に思い浮かぶだけじゃだめ、どこなに集めておくだけでもだめ、いつも眺めて再インストールしないとできない。

WunderlistにプライベートのToDoを集めたので、次はいつでも眺められるようにいつも使っている能率手帳ゴールドに記入することにしました。

WunderlistにToDoを集め能率手帳ゴールドで計画する

ToDoは頭に浮かぶだけじゃだめでいつも眺められるところにないと全然実施できないんです。チャンスがあったんだけど、そのときにタイムリーにToDoが思い出せなくて、結局できなかったなんてね。

ToDoを思いついたらGTD式にWunderlistに保存しておいて、週末に来週のToDo計画をつくる。できたToDo計画はいつも手元にいる能率手帳ゴールドに記入しておくようにしました。

手帳ならばなにかと見返しますからそのときに一緒にToDoも目に入りますからね。

運用イメージ

Wunderlistをながめて今週に実施していくToDoを考えます。月曜日はこれ、火曜日はあれ、水曜日はそれって具合に。わたしの場合、プライベートToDoは帰宅後に実施することになるのであまり頑張りすぎる計画だと簡単に破綻してしまう。一日1ToDoぐらいに抑えて計画します。

能率手帳ゴールドの右ページ、メモ用のページになっているんですけど、ページの左側に線を引いて左側の領域をToDo領域にします。その日に実施するToDoをその領域に書いていく。

後は毎日手帳を眺めて、そのたびにToDoを思い出して、ToDoがあるから早く帰らなきゃって!ってなって、帰宅後にそのToDoを実施する流れ。

週の実施ToDoを計画して、ことあるごとに眺めて、気になって、帰宅後に実施する。目に留まるところにToDoを置いておくとこのサイクルが回しやすいですね。

まとめ

もちろん、すべてのToDoが実施できるわけでなく。1つでも完了したら大満足、0じゃないですから。

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今週のdov. 16/07/17

今週のdov.

この一週間のまとめ記事になります。

この一週間の記事

今週は体調がぼろぼろで休息をメインとしました。今月の目標31記事に対して現在11記事、目標未達ペースですけど仕方なし。来週はどれだけ書くことができるかな。

自分の過去記事に助けられる! 役に立つ記事を書く意味を痛切に感じた

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ToDoは常に目に入るところになきゃ意味がない

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WunderlistをGTD式に使ってToDoを集めてみた

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今週読んだ本

"「朝4時起き」で、すべてがうまく回りだす! "

これで読んだのが2回目になります。

朝という一番作業効率のいい時間帯を増やすことでさまざまなことが好循環していく。読んでいて、「明日、30分ぐらい早く起きてみようかな」と

習慣化

先週からの風邪が回復しなくて今週は休息をメインとしました。運動はできそうだったけどゆっくり休むことに徹する、休みながらできる読書は続けると。

読書

オーディオブックか書籍で毎日読書できました。7日読書できたのって久しぶりですね。

運動

今週は全く運動はしないで過ごしました。前半はむしろできなかったといったのがいいぐらい、頭痛と微熱とだるさとで。後半は運動できそうでしたがぐっとこらえて休憩とした。

まとめ

子供は風邪はすぐなおるのに大人はなかなか治らないですね。

もうかなり回復してきたので週後半は通常サイクルに戻せるのではないかと。

WunderlistをGTD式に使ってToDoを集めてみた

タスク管理 iPhone

どたばたしていてせっかくToDoをトラベラーズノートにかき集めたのにそのままで死蔵させそうになったりして。最近のどたばたはどうも大変で。

気分を変えるのといつでも見える位置にToDoをおいておくということで以前から使用しているWunderlistにToDoを集めておくことにしました。

ToDoの優先順位はGTDを参考に

WunderlistにToDoを集めるといっても詰め込んだだけでは後から見返したときにどれからやっていいのかわからない、優先順位がぱっと判断できない。

すべてのToDoにたいして優先順位の連番をつけておけばどれから実施していいのか一目瞭然ですけど、それってとっても大変ですよね。

次に実施いなきゃいけないToDoとか、いつか実施できればいいけど忘れたくないから書き留めておくToDoとか。ToDoによっても実施したい時期は種類もあるだろうし。

そこで、タスク管理の界隈(?)では有名なGTD方式にならって分類することにしました。

GTD式のフォルダ分類

GTDでいうINBOXはそのまま受信箱とする。

「毎日のタスク」、「次にやる」、「連絡待ち」、「いつかやる」、「カレンダー」などにフォルダを作成しました。

「毎日のタスク」フォルダは毎日の習慣化したいタスクを入れております。リマイダーとして使用しているToDoですね。

「次にやる」フォルダはその名の通り次に実施するToDo。この中にいれたToDoはさらに7つの習慣にある緊急度と重要度のマトリックスからくる優先順位をハッシュタグで分類してあります。緊急かつ重要なのは#No.1、重要なのは#No.2、緊急なのは#No.3、緊急でも重要でもないものは#No.4と。

「連絡待ち」フォルダはほかの人に依存したToDo、任していて連絡を待っているToDoを忘れないように。

「いつかやる」フォルダは気になっているんだけど、今じゃなくてもいいから後日実施しようと思っているToDoを分類。海外旅行とかの夢があったり、革細工で作りたいと思っていることとかが入っています。

「カレンダー」フォルダは実施する日付が決まっているToDoを保管してあります。”給料日に生活費をおろしてくる”とか”ラジオ英会話テキストの毎月の発売日に購入する”などを分類しております。

運用イメージ

受信箱にまずは思いついたToDoを入れておいて、5分以内にできるようならすぐにやってしまう。そうでなければ分類してフォルダへ移動する。

いつかしたいような内容ならば「いつかやる」フォルダへ移動、人に任せている内容ならば「連絡待ち」フォルダへ移動、実施する日付が決まっているのなら「カレンダー」フォルダへ移動する。

それ以外ならば「次にやる」フォルダになるのかな。

「次にやる」フォルダに入ったら緊急度と重要度のマトリックスで優先順位づけして#No.1から#No.4のハッシュタグをつけておく。

実際に実施するのは#No.1のToDoから。

「次にやる」フォルダの表示はアルファベット順にしてあるので#No.1のToDoは一番上に表示されます。ToDoを上から順番に実施していくイメージ。実際にはそのときの状況で実施順番は前後しますけどね。

まとめ

ここまでして見返したり振り返ったりしなければ意味がありません。ToDoの死蔵になってしまう。

日・週・月次レビューして見直して、常に眺めて振り返りが必要です。

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